A-Loc GuestList Pro - Gestion interactive de listes d'invités

A-Loc GuestList Pro : gérez vos listes d'invités en toute simplicité !


La mise en place d'un évènement est une tâche difficile. Rien ne doit être négligé, à commencer par le principal : la réception des  invités. Et quiconque a déjà utilisé une liste papier pour répertorier l'arrivée de ses invités sait combien cela peut se révéler compliqué.

Rechercher les nouveaux arrivants à travers un document papier est long et fastidieux. D'autre part, plus les invités sont nombreux et plus la coordination entre les listes des hôtesses d'accueil est compliquée, voire impossible.

Partant de ce constat, A-Loc a créé un service web approprié destiné à faciliter la gestion de l'accueil de vos invités. Un outil simple, efficace et parfaitement adapté  à l'univers des tablettes tactiles qu'A-Loc propose en location.

 

ipad-aloc


À quoi sert A-Loc GuestList Pro ?

 

A-Loc GuestList Pro est un outil interactif permettant de gérer efficacement une liste invités. La présence ou l'absence de chaque invité est disponible en temps réel au travers d’une interface intuitive. L’accès WEB permet aux hôtesses d'accueil de disposer des mêmes informations sur leurs terminaux, celles-ci étant stockées en un seul endroit : notre serveur WEB.

Une fois l’évènement terminé, la liste complétée des invités peut être récupérée (option disponible, voir la liste des tarifs en bas de page).

Il est alors possible d'expédier un mail de remerciement aux invités présents (ou de regret aux absents) sans risque d’erreur.

 

Comment ça marche ?

 

Le mise en place du service de gestion de liste d'invités est simple et rapide.

Un simple entretien téléphonique entre le service développement d’A-Loc et votre responsable de projet déterminera les éventuels besoins spécifiques liés à la gestion de votre évènement. Le cas échéant, un devis d’adaptation du service à ces besoins sera établi.

Votre liste d’invités doit être transmise à A-Loc au plus tard la veille de l’évènement ; afin de s’assurer de la qualité des données (en terme d’intégration dans le serveur WEB), il est nécessaire de nous transmettre un modèle de votre liste dès la réservation du service. Cette liste doit être réalisée sur un tableur.

Une fois votre liste intégrée à A-Loc GuestList Pro, A-Loc vous procure une adresse web sur laquelle sont hébergés le service et vos données. Depuis cette adresse, vous êtes invité à entrer le nom de votre évènement pour vous connecter et accéder à l'interface. Ce nom aura été choisi par votre responsable de projet.

 

ecran-accueil

 

Dès lors, vous êtes en mesure de rechercher une personne par son nom ou par celui de sa société, en cliquant sur la première lettre du nom. Grâce au mode de défilement rapide des tablettes tactiles, retrouver une personne est l’affaire d’une seconde, enregistrer son arrivée celle d’une simple pression du doigt !

D'autres options de tri sont également disponibles.

Dans l'exemple ci-dessous, la liste déroulante contient les options suivantes :

  •     Tous : représente tous les invités, sans distinction,
  •     Inscrits : représente les personnes ayant confirmé leur venue à l'évènement (cette notion n’est pas obligatoire, et peut être remplacée par toute autre information discriminante),
  •     Non-inscrits : représente les personnes invitées mais n’ayant pas confirmé leur venue
  •     Partner : ce champ représente une segmentation supplémentaire, et permet par exemple de regrouper les clients en fonction de leur responsable commercial.

liste-deroulante

 

Ce service est modulable et peut donc être adapté à vos besoins sur simple demande.

Les Informations de la liste d’invités qui seront affichées dans l’interface WEB sont au nombre de 5 au maximum. Dans l’exemple ci-dessus, “la Société”, “le Nom”, “le Prénom”, “la Fonction” et “le Responsable commercial” d’un invité sont affichés. Il est important d’afficher les informations permettant une identification aisée de l’invité mais aussi de ne pas afficher trop d’informations, de façon à ce que celles-ci tiennent sur une seule ligne.

Une fois un invité trouvé dans la liste, il suffit de cocher la case correspondante pour valider sa présence.

Trois modes de validation sont disponibles.

Dans l’exemple ci-dessus, on validera la présence de l’invité en cochant la case “1 Pers” s’il est venu seul, “2 Pers” s’il est accompagné et “Représ.” s’il n’a pas pu venir et s’est fait représenter. Ces modes de validation sont également personnalisables.

Il a été prévu un dispositif de verrouillage des saisies, afin d’éviter toute erreur liée à une sélection trop rapide ou trop imprécise ; un clic dans la case “verrou” empêche toute modification des cases de validation (l’affichage de ces cases est alors grisé)  ; celles-ci ne pourront être modifiées qu’en déverrouillant à nouveau la saisie.

La saisie s’effectue en temps réel sur tous les terminaux d’accueil, et est centralisée et enregistrée sur notre serveur WEB. En conséquence, tous les terminaux connectés disposent de la même information, la dernière enregistrée.

 

L’état présent/absent d’un invité peut être vérifié auprès de n’importe quelle hôtesse d’accueil, voire tout simplement avec un smartphone qui dispose de l’accès au service.


Ce service, rapide et efficace apporte également une touche de modernité à l’organisation. Dès leur arrivée, les invités ont le sentiment positif d’un évènement professionnel, bien organisé par une équipe sachant exploiter les outils issus des nouvelles  technologies.

 

Pourquoi choisir A-Loc GuestList Pro ?

 

A-Loc GuestList Pro vous apporte une solution complète pour l’accueil de vos invités sans vous créer davantage de travail. Déjà complet dans sa version de base, le service WEB  peut cependant être aménagé selon les besoins spécifiques de votre évènement. Outre ce service, l’ensemble des outils nécessaires à la réception de vos invités peut également être loué chez A-Loc :


A-Loc GuestList Pro est un outil, simple, efficace, moderne, complet et personnalisable.


Cet outil vous rendra également service après votre évènement ! En effet, la restitution (en option) des données renseignées est disponible dès le lendemain de l’évènement. Le fichier contenant la liste de vos invités vous est envoyé complété avec “la feuille de présence” de votre réception, rendant possible les traditionnelles actions de suivi post-évènement (messages de remerciements aux participants ou de regrets aux absents).



Tarifs

  • Utilisation du service : 300 euros par jour.

    La durée minimale est d'un jour, avec une dégressivité possible (abonnement sur plusieurs évènements, durée supérieure à un jour...), n’hésitez pas à nous consulter.
  • Intégration des données : 60 euros par fichier.
  • Restitution des données sous forme de fichier Excel : 60 euros.
  • Personnalisation du service : sur devis.


Pour nous contacter :

contact-aloc